دانلود پاورپوينت آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه

پس از پرداخت، لينك دانلود فايل براي شما نشان داده مي شود

پرداخت و دانلود

اسلايد ۱ :

انواع سازمان از نظر نوع ساختار

 سازمان مكانيكي

(داراي ساختار تشكيلاتي و فرايندي به نسبت ثابت كه در اثر برنامه ها و محيط ثابت پديد مي آيد.)

سازمان ارگانيكي

(داراي فرايندهاي كاري پيچيده و متنوع كه در اثر برنامه ها و محيط هاي متنوع و پويا پديد مي آيد.)

اسلايد ۲ :

انواع واحدهاي سازماني ازنظر وظايف اساسي

برنامه ريزي

انتخاب يك راه از ميان راه ها و شقوق مختلف براي عمليات و عملكردهاي آينده و تعيين راه هاي دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر

سازماندهي

تركيب و بافتي كه معلوم كند، چه فردي، چه كاري را بايد با چه روشي، و در چه زماني و هماهنگي در ارتباط با چه كار ديگري انجام دهد و چه كسي مسؤول نتايج مورد انتظار است.

هماهنگي

فرايندي كه ازطريق آن، هدفها و فعاليتهاي گروه هاي كاري يك سازمان همسو شده تا اهداف كلي به نحو مطلوب تأمين شوند.

رهبري

فراِيند اثرگذاري بر فعاليت هاي يك فرد يا يك گروه كه در يك موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، كوشش مي كنند.

نظارت و كنترل

فرايندي كه از طريق آن تطابق عملكرد واحد يا افراد با فعاليت هاي برنامه ريزي شده بررسي مي گردد.

اسلايد ۳ :

نحوه برقراري ارتباطات سازماني

حالت گفتاري ( شفاهي )

◊ تشكيل جلسه اداري، همايش اداري، دستور شفاهي، گزارش شفاهي، مكالمات روزمره

حالت نوشتاري ( كتبي )

◊ نامه هاي اداري، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آيين نامه ها، گزارشات كتبي

 خصوصيات: سنديت داشتن- قابليت حفظ و نگهداري نوشته- زبان مشترك ارتباطات جامعه

   مراحل:

             ۱- مرحله تهيه مكتوب و نوشته ( آيين نگارش مكاتبات اداري )

             ۲- مرحله گردش مكتوب و نوشته ( اداره امور دفتري )

             ۳- مرحله حفظ و نگهداري مكتوب و نوشته ( اصول بايگاني )

اسلايد ۴ :

مسؤول دفتر

تعريف

      عضوي از سازمان كه به عنوان دستيار يك مدير فعاليت نموده و بايد خواسته ها و نظرهاي مدير خود توجه  نموده و آنها را رعايت نمايد و وقت كاري رئيس خود را براي كارهاي جزيي نگيرد.

صفات كاري                                                                        صفات شخصي

رازداري و وفاداري به سازمان                                              پاكيزگي و مرتب بودن

قدرت استفاده از مهارتهاي حرفه اي                                     تندرستي

قوه ابتكار و پيش قدم شدن                                                   تعادل روحي

هوشياري و حافظه برتر                                                          نحوه صحبت كردن

وقت شناسي و قابل اطمينان بودن

مرتب بودن و سازمان دادن

قابليت اتكاء

قدرت كارايي و اثر بخشي

قدرت آموزش دهي

اسلايد ۵ :

برخورد با كساني كه با داشتن وقت قبلي به ملاقات رئيس مي آيند

– مطلع ساختن مدير از فرا رسيدن زمان ملاقات

– لغو ملاقات در صورت تأخير ملاقات كننده و ارايه توضيح علل لغو ملاقات و تعيين وقت ديگر

– داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات كننده تعارف روزنامه يا مجله و پذيرايي از ايشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد

نحوه معرفي

– اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نيست كداميك اول معرفي مي شوند.

– هميشه، مرد به زن معرفي مي شود.

– شخصي كه معروفيت زيادي ندارد به شخص معروف، معرفي مي شود.

– هميشه دوست به پدر و مادر معرفي مي شود.

– شخصي كه سمت پايين تر دارد به سمت بالاتر معرفي مي شود.

اسلايد ۶ :

روابط با مراجعان عادي

-راهنمايي مراجعه كننده با توجه به آگاهي از وضع كار و سازمان و داشتن روحيه همكاري

–

روابط با كساني كه تلفن مي كنند

– ارجاع تلفن كننده به مسؤول اصلي انجام كار

– اگر تلفن كننده با مدير وي كار دارد و مدير در اداره حضور ندارد با توجه به اهميت كار، مي توانيد او را به مرجع صلاحيتدار ديگري معرفي نموده و يا پيام او را براي مدير ثبت نموده و موعد دريافت پاسخ را مشخص نماييد.

– در اختيار گذاشتن اطلاعات مورد نياز تلفن كننده با در نظر گرفتن سياستهاي سازمان

–  شمرده صحبت كردن، با حوصله بودن، دقت در كاربرد كلمه ها و داشتن روحيه همكاري

انتقادها و پيشنهادها

اسلايد ۷ :

مراحل گردش نامه

.۱دريافت

.۲تفكيك

.۳ثبت

.۴توزيع

.۵ارسال

.۶پيگيري

تعريف دبيرخانه

        محلي كه در آن، كليه عمليات مربوط به دريافت، ثبت، تفكيك، توزيع، پيگيري و ارسال نامه هاي اداري صورت مي گيرد و شامل وسايلي همانند:( دفتر انديكاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر انديكس، دفتر ارسال نامه ها و راهنماي سيستم گردش نامه ها ) مي باشد.

اسلايد ۸ :

عمليات مربوط به دريافت و تفكيك نامه ها و ساير موارد حاوي اطلاعات

۰مسؤول دبيرخانه براي نامه هاي سفارشي پستي و يا نامه هاي سازمانها و شركتها كه توسط پيك يا نامه رسان آورده ميشود، رسيد مي دهد.

۰نامه هاي خصوصي و شخصي، نبايد باز شوند و مستقيم براي گيرنده آن فرستاده ميشود.

۰نامه هاي محرمانه و مهر و موم شده، مسير خاص خود را طي مي كنند.

۰نامه هاي اداري در دبيرخانه باز ميشود، محتويات آن بررسي ميگردد و اگر ضمايمي دارد به آن پيوست ميشود.

۰هنگام خالي كردن پاكتها بايد دقت شود كه چيزي در آن باقي نماند، همچنين در صورتيكه آدرس فرستنده، فقط روي پاكت نوشته شده باشد، لازم است تا آن را ضميمه نامه نمود.

مطالب فوق فقط متون اسلايد هاي ابتدايي پاورپوينت بوده اند . جهت دريافت كل ان ، لطفا ان را خريداري نماييد .

پس از پرداخت، لينك دانلود فايل براي شما نشان داده مي شود

پرداخت و دانلود